A importação de contratos por planilha permite cadastrar diversos contratos de uma só vez a partir de um modelo padronizado, eliminando a necessidade de cadastrá-los manualmente, um a um. A funcionalidade é especialmente útil no início da operação, quando o órgão já possui um grande volume de contratos registrados em arquivos externos, como Excel ou PDF.
Confira abaixo o passo a passo para realizar a Importação de Contratos por Planilha:
1. No módulo AQS - Aquisição, acesse o menu 'Importações' e clique em 'Contratos'. Ao acessar a funcionalidade Importação de Contratos, serão apresentadas as abas 'Resumo' e 'Contratos'.
2. Acesse a aba 'Contratos' e clique no botão 'Baixar modelo' para fazer o download da planilha padrão.
É essencial utilizar o modelo padrão disponível no sistema para realizar a importação dos contratos via planilha, pois é a base configurada corretamente para que o sistema reconheça o registro.
3. Depois de realizar o download, preencha planilha padrão com as informações referentes aos contratos que serão importados. É possível inserir quantos contratos forem necessários, para isso, insira as informações de cada contrato nas respectivas linhas e colunas indicadas para preenchimento.
- Contrato: título/identificação do contrato.
- Edital e CPF/CNPJ do fornecedor: essas informações devem estar previamente cadastradas no sistema para que o vínculo com o novo contrato seja realizado corretamente.
- Objeto/Execução do objeto: descrição da execução do objeto do contrato.
- Assinatura e Término de Vigência: datas relacionadas a assinatura do contrato e término da vigência.
- Início Serviço/Obra (*) e Término Serviço/Obra (*): datas relacionadas ao início e término da execução do objeto do contrato.
- Valor: valor do contrato.
4. Com a planilha devidamente preenchida, retorne ao sistema, para a tela de Importação de Contratos.
5. Agora, na aba 'Contratos', clique no botão 'Escolher arquivo' e selecione a planilha preenchida em seu computador.
6. Em seguida clique em 'Importar'.
7. O sistema exibirá um aviso sobre o termo de responsabilidade. Após a leitura, clique em 'Confirmar'.
8. Após a confirmação, o sistema litará os contratos importados no grupo 'Contratos', com as respectivas situações de cada contrato.
- Os registros sinalizados como 'Com pendências', são aqueles que apresentam alguma divergência, por exemplo: valor zerado, data de assinatura posterior ao término de vigência etc. Nesses casos, é necessário ajustar as informações pendentes, por meio do botão de edição ao lado do registro.
- Quando os registros estiverem corretos, a situação é alterada para 'Aguardando sincronização'.
9. Estando tudo correto, clique no botão 'Integrar' e confirme a ação. Os contratos importados via planilha poderão ser consultados no menu 'Contratos' do módulo AQS - Aquisição.
Com a importação efetivada, basta complementar as informações específicas de cada contrato, como atividades, fonte, financeiro, reajustamento, cronograma, partes interessas, fotos e anexos — sem precisar refazer o cadastro inicial.
Em caso de dúvidas durante o processo, entre em contato com a nossa equipe de Suporte. Estamos à disposição para auxiliar na utilização desta funcionalidade.
Acesse o conteúdo abaixo e assista ao vídeo de apresentação da funcionalidade:
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